I denna artikel går vi igenom hur man lägger upp ett projekt för att välja och införa en ny plattform för prenumerationer. I allmänhet kan ett sådant projekt delas in i fyra faser: Förarbete, Sondering, Upphandling och Genomförande.
Hur långt och kostsamt ett sådant projekt blir varierar kraftigt beroende på komplexiteten i er affär och er verksamhet. Ni behöver således anpassa nedan faser enligt er egen verklighet. I praktiken flyter dessa fyra faser ofta in i varandra och en bra process är ofta mer iterativ än kronologisk.
Genom hela denna process finns sex stycken “dokument” som ni behöver iterera löpande, allt eftersom ni lär er mer under processens gång. Ni kan göra en tidigt variant av dessa i början av projektet och sedan uppdatera dem löpande hela vägen till slutet.
- Leverantörslistan: Den lista med möjliga leverantörer, som innehåller många, men som sedan blir färre och färre allteftersom processen fortskrider.
- Krav och use-cases: Den sammanställning use cases och krav som beskriver hur ni vill att plattformen ska fungera just i er verksamhet.
- Lösningsarkitektur: En övergripande vy över vilka system och plattformar ni har och hur de passar ihop med varandra.
- Utvärderingskriterier: De kriterier nu tycker är viktiga att utvärdera leverantörer och plattformarna utifrån. Era krav och use case är ofta en del av dessa kriterier.
- Plan för genomförande: Hur ni ska driva processen framåt – från start till att plattformen är på plats, med allt vad det innebär.
- Business case: Hur ni ser på kostnader, samt de affärsmässiga fördelar ni kommer att få från plattformen – både under projektet men inte minst på sikt.
Fas 1: Förarbete
Den första fasen handlar om att göra sin hemläxa och förstå sina egna drivkrafter. Gör man ett bra förarbete tjänar man mycket på sikt – i kostnad, tid och kvalitet.
Viktiga aktiviteter under denna fas
- Förstå varför ni behöver ny plattform och vad era viktigaste drivkrafter är.
- Förstå vilken typ av plattform ni behöver – exempelvis enligt de kategorier vi gått igenom.
- Prata med andra i branschen och samla deras erfarenheter – speciellt kring leverantörer.
- Påbörja övergripande kravställning och use cases – något ni kommer fortsätta utveckla.
- Påbörja övergripande lösningsarkitektur – något ni också kommer utveckla löpande.
- Vikta era krav och sätt utvärderingskriterier för plattformarna och leverantörerna.
- Påbörja översiktlig plan för genomförande, samt business case.
- Sammanställ vilka plattformar och leverantörer som kan vara aktuella – en bruttolista.
- Strukturera upp hur processen ska se ut framåt.
När denna fast börjar bli klar bör ni ha en god förståelse för vad ni behöver och vilka möjligheter som finns. Ni bör ha en bruttolista med leverantörer som ni är redo att börja kontakta.
Fas 2: Sondering
Den andra fasen handlar om att börja prata med leverantörerna för att lära sig mer och kunna snäva av antalet möjliga plattformar att jobba vidare med. Helt enkelt börja sondera terrängen. Detta kan göras på flera olika sätt – allt från korta telefonsamtal, till mer djupgående RFI-processer där ni ber leverantörerna svara på frågor.
Viktiga aktiviteter under denna fas
- Sammanställ ett frågebatteri och vilken information ni söker från leverantörer.
- Börja kontakta leverantörer och be dem ge er information om deras lösningar.
- Iterera krav/use-cases, lösningsarkitektur, utvärderingskriterier löpande.
- Ta referenssamtal från leverantörens kunder som en del av utvärderingen.
- Gör utvärdering och löpande snäva ned antalet möjliga leverantörer.
I slutet av denna fas bör man ha tillräckligt många leverantörer för att kunna ställa dem mot varandra – och samtidigt tillräckligt få så att man kan genomföra en utvärdering i praktiken. Minst två stycken och helst inte fler än fem.
Fas 3: Upphandling
Nu påbörjas den skarpa och ofta mer formella upphandlingsprocessen. Här fortsätter man ställa leverantörerna mot varandra och utvärderar dem ytterligare, för att till slut landa i endast en. Även komplexiteten i denna fas varierar från “några möten med leverantörer” till mer djupgående RFP/RFQ-processer.
Viktiga aktiviteter under denna fas
- Demos från leverantörerna – eller gärna ‘proof of concepts’.
- Fortsatt utvärdering av leverantörerna genom workshops och liknande.
- Kravställ vad ni förväntar er i en offert och kommunicera till leverantörerna.
- Samla in offerter och jämför dem. Ställ kompletterande frågor för förståelse.
- Förhandling om pris, villkor, med mera. Granska avtal och kontrakt.
- Slutgiltig utvärdering och val av plattform/leverantör.
- Sammanställ business case och genomförandeplan – commitment från leverantörerna.
När denna fas är klar bör ni ha gjort era val av leverantör och plattform, samt ha ett påskrivet kontrakt. Först då kan ni gå vidare till att faktiskt påbörjade genomförandet.
Fas 4: Genomförande
Sista fasen – det faktiska genomförandeprojektet. Hur detta projekt ser ut beror mycket på hur stort ingrepp ett systembyte är i er verksamhet.
Viktiga aktiviteter under denna fas
- Integration och förändring av befintliga system.
- Konfiguration och uppsättning av den nya plattformen.
- Migrering och konvertering av data och användare från tidigare plattformar.
- Förändring av organisation som påverkas av plattformen.
- Utbildning och av personal som ska interagera med plattformen.
- Uppsättning av förvaltning och styrning för plattformen.
- Nedsläckning av tidigare plattformar.
Det var det hela, fyra faser från förarbete till genomförande. Driver man processen rätt bör man nu ha en ny plattform som uppfyller de affärskrav som satts upp. Vi avslutar med några slutgiltiga råd kopplat till upphandlingsprocessen och genomförandet:
- Ge inte mer information till leverantörerna än vad ni måste.
- Låt leverantörerna göra jobbet, samtidigt som ni måste sitta i förarsätet.
- Var objektiva – det är svårt, men med rätt process kan man vara det.
- Engagera rätt personer internt – låt det inte bli “bara ett IT-projekt”.
- Fokusera på det som är viktigt och jobba iterativt.
Behöver ni hjälp att välja och upphandla plattform för er prenumerationsaffär? Hör av er för en förutsättningslös diskussion.
Missa inte våra andra artiklar på ämnet:
